なんか仕事をする気はないんだけど、目が冴えていて眠れないので、ブログでも書いて消耗することにしよう。
今回の記事はなんだかこのツイートがやたらイイネされるので、どんなことを試したかだらだら書いていく
会社のポンコツ部下がどんどんマシになっていく。
— わたしの年収は53万です (@zuraotwitte) 2018年5月13日
どんなポンコツでも真面目だとジワジワ能力上がるから、やっぱり面接では能力ではなく真面目さで採用して正解やったな。
と思いました。
真面目さが報われる社会になるといいよね。
日報
日報を書かせた。今日やったこと、明日やること、質問。
この3項目だけ。前の部下はこれでとてもうまくいったけど、今回の部下はうまくいかなかった。
日報をそもそも出さない。
出してきても質問は無しと記載されている。そのくせ次の日に普通に口頭で質問してくる。俺が自分で業務も持ってて忙しいから、いつでも質問できる体制をとったのに。
のちに質問しようにも、何を聞いたら良かったのかすら分からなかったことを知る。スタートダッシュが遅い子は同じ傾向かもしれない。
教えた気になっていた
業務の仕方をひととおり教えた。メモもとっていたし、理解してくれていると思っていたんだけど、実際はまったく理解しておらず、表面的に形を整えているだけだった。何度も同じことを聞いてきて、そのたびに説明する。同じミスを繰り返してこちらをイライラさせていた。
人にはどうやら知識の定着に個人差があるようだと思った。その子は前職の業務について質問すると人が変わったように的確に答える。なので、自頭はそこまで悪くないらしい。興味があると覚えやすいんですよねーって言ってたな。今の仕事にも興味もてよ笑
一回言ったら覚えるタイプ。書いたら覚えるタイプ。人に説明したら覚えるタイプ・・・。
育成したい部下によってオーダーメイドで教え方は変えないといけないらしい。上司としての経験がいつか生きてくるのはタイプ別にこういう子はこういう教え方みたいなのがだんだん見えてくるのかも。
叱り飛ばした
何回同じことを言ってもまったく治らないので、これは真剣味が足りないのだと思って強めに叱った。
これが全く効果なし。
むしろ萎縮して質問は減り、俺を避けるようになって事態が悪化していく。
しかし、怒られることもあるのだという意識はもってくれたようなので、最近は殆どおこらないけど、時々締めておくと効果的な感じがする。ほうっておくと油断して徐々にサボっていく。
サボるつもりは本人にないんだけど、業務が回らなくておざなりになっていく感じ。
外出禁止
営業として雇ったんだけどねｗｗｗ
うちは事務作業も結構やらないといけない提案型営業なんだ。資料作りの方が営業そのものよりも大事だったりする。
むしろ事務作業が苦手で、営業活動がピカイチなので、利点を殺すことになるんだけど、あえて外出禁止に。とにかく基礎的な事務作業が身につかないんなら営業活動はさせないぞと。
そして時間がないという言い訳をさせないための措置である。
お客さんと会うのが好きな子なので、これで本当にやばいと思ったのか徐々に事務作業がマシになった。
スケジュール表を作らせる
社内の提出物が遅くて全くまわっていなかった。だから他部署から上司の俺にクレームの嵐。書類で一週間に１０枚くらい苦情がまわってくることも。
苦情に目を通すと２つの特徴が見えてくる。一つはスケジュール管理ができない。もう一つは見間違いのミスが多い。
スケジュール管理はどこの部署に何をいつまでに提出すればいいのかを自分で整理できていなかったので、ガントチャートみたいな表を作らせて、そこに日付を書き込ませた。さらに自分の手帳にその日やるべき仕事も書かせてスケジュール管理を徹底。この時にプライベートの予定と会社の予定を同じ手帳で管理できるように指示。早く変える用事がその週にあるなら、どういう時間配分をすべきかを考えさせた。
ここまでやったらできるだろうと思ったのは甘かった。
結局スケジュールは機能せずにまた苦情の嵐に。
３０分ごとのスケジュール管理
学校の授業のように９時の始業から１８時の終わりまでに３０分単位で時間割をつくった。何時から何時までどこの得意先の何の仕事をするか、毎日それに書かせる。終わったら消すというtodoリストの役割がある。
会社に出勤したらまずはそれをさせる。
最初のうちは時間割を作らせて、その時間どおりにいけるかどうかを二人で検証しあった。ここは時間とりすぎだろうとかここはきつくない？とか。
これは監視してないとすぐにサボるので時々抜き打ちでやってるかどうか確認している。これをやらなくてもスケジュールのことで怒られないようになってきたら、監視対象から外していく。
見間違いを防ぐためのリストづくり
意識すれば見間違いは減るはず。似たような言葉、似たような作業。だいたいミスをするポイントは決まっているので、その作業に入る前に事前に作成したチェックリストを確認する。過去のミスがそこには書かれていて、ここがわたしのミスをしやすいポイントなのよという意識をもった上で仕事に取り掛かってもらう。
リストを作ってもそのリストをかいくぐるように新しいミスをしてくるので色を変えてみたり、ボールペンでチェックして確認したり、物理的なチェック方法の見直しもここで行う。
このリストのおかげですごくミスが減ってきた。
作業をうしろで見る
既に成長しきっている別の事務員と俺が、ポンコツ新入社員の仕事をただ後ろからじっと見るという時間をとった。
どれだけどんくさい仕事ぶりなんだろうと、睨みつけるように見ていた。
驚くべきことに作業のススメ方は全然問題なかった。むしろ複雑な工程をしっかりと理解していて、ちゃんと作業自体はやれているのである。
なんでそんな効率悪い仕事してるんだ！って怒らないといけないのかなと思っていたけど拍子抜け。
ミスをしてそれの対応に追われる時間だったり、電話や来客対応を新人だからやらされていて、それで仕事が進んでいない様子だった。
この時に一日の仕事リストの重要性を強調。
複雑な工程の仕事をやっている時に来客対応させられるといままでやっていた仕事が飛んでしまうとのことだったので、一日の仕事をともう少し細かく分解して書くように指示。中断した仕事もその作業リストを見ればどこから再開すればいいかすぐにわかるようになり、時間のロスが減るはずだった。
ちなみに俺は放任主義なんだ。本来は。だからもうひとりの部下にはスケジュール管理なんてなんにもしてない。できる子は放置。そして成長してきたら少しずつ管理を緩めていく方針。
一緒に仕事する
一番効果があったのは実はこれ。新入社員の入りたてのときと同じようにもう一度一緒に仕事する。この時に何を質問してもいいし、俺に相談もできる。この相談できる時間を週に１時間だけつくったんだけど、これがとてもよかった。俺も忙しくて面倒を見れたり見れなかったりしていたけど、かならず金曜日の夕方に１時間時間をとるようにしたら、今までわからなかったことが氷解していったらしく、どんどん仕事を自分でやるようになった。
何か質問があればその都度答えるという方法だと、俺の忙しさによって聞けたり聞けなかったりするので、必ず相談できる時間というのが必要なんだとわかった。
まだまだミスもあるし、これから伸びる子なんだけどだいぶマシになった。本人にやる気がある限り、いろんな方法で成長を促し、わからないこと、出来ないこと、面倒なことを取り除く作業をしていきたい。
なにか一つ試した方法がダメでもそれは部下にあわなかっただけかもしれない。
あ、最後にわすれていた
自分の子供だと思うようにする。
小さい子供が失敗してもそんなに怒ったりしないように、部下も子供だと思えばちょっと可愛く思えてくる。丁寧に教えるようになる。
不思議とその愛情のようなものが伝わるのか・・・
５３さんの部下でよかったです。
先日こんなふうに言われてちょっと泣きそうになった。
俺も部下に育てられてるんやな。本にもそういうことがよく書いてあったけど、腹に落ちた瞬間だった。
以上です。
今回はちょっとまじめすぎたな。
もうええわ。
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